Enterprise Resource Planning (ERP)-systemen vormen de ruggengraat van veel organisaties, waarbij ze cruciale processen zoals voorraadbeheer, financiën, human resources en klantrelatiebeheer integreren. Deze systemen zijn essentieel voor het stroomlijnen van operaties, het verbeteren van efficiëntie en het ondersteunen van de besluitvorming. Maar naast de initiële investering in de aanschaf van een ERP-systeem, moeten organisaties ook rekening houden met de terugkerende kosten voor onderhoud en ondersteuning. In deze blog duiken we in de kostenaspecten van het onderhouden van een ERP-systeem.
1. Onderhoudskosten
De onderhoudskosten van ERP-systemen kunnen variëren afhankelijk van verschillende factoren, zoals de complexiteit van het systeem, het aantal gebruikers, en de mate van maatwerk. Over het algemeen bieden leveranciers een onderhoudscontract aan, dat ongeveer 10% tot 20% van de oorspronkelijke aanschafprijs per jaar kost. Dit contract omvat meestal updates, patches, en soms technische ondersteuning.
2. Updates en upgrades
Het regelmatig updaten van een ERP-systeem is cruciaal om te zorgen dat het systeem beveiligd blijft en optimaal blijft presteren. Upgrades kunnen nieuwe functies toevoegen of de systeemprestaties verbeteren. Afhankelijk van het beleid van de leverancier en de complexiteit van de update, kunnen de kosten voor significante upgrades extra in rekening worden gebracht, bovenop het standaard onderhoudscontract.
3. Maatwerk en integratie
Maatwerk en integratie met andere systemen kunnen de functionaliteit van een ERP-systeem aanzienlijk verbeteren, maar dit vereist ook extra onderhoud. Aangepaste functies moeten mogelijk worden bijgewerkt of opnieuw worden geïntegreerd na elke systeemupgrade, wat de totale onderhoudskosten verhoogt.
4. Training en gebruikersondersteuning
Training voor nieuwe gebruikers of voor het bijwerken van vaardigheden na een upgrade is een ander belangrijk aspect van ERP-onderhoud. Organisaties moeten mogelijk investeren in additionele trainingssessies om te zorgen dat medewerkers het systeem effectief kunnen gebruiken. Gebruikersondersteuning, vooral voor op maat gemaakte functies, kan ook deel uitmaken van de onderhoudskosten.
5. Hardware en infrastructuur
Voor on-premise ERP-systemen kunnen de onderhoudskosten ook betrekking hebben op de fysieke infrastructuur, zoals servers en netwerkapparatuur. Deze kosten omvatten energieverbruik, ruimte in datacenters, en fysiek onderhoud van hardware.
Kosten versus voordelen
De totale kosten voor het onderhouden van een ERP-systeem kunnen aanzienlijk variëren en zijn afhankelijk van veel factoren. Organisaties moeten deze kosten zorgvuldig afwegen tegen de voordelen die het systeem biedt. Door proactief onderhouds- en updateplannen te beheren, kunnen bedrijven onverwachte kosten vermijden en zorgen voor een soepele, efficiënte werking van hun ERP-systeem. Het is essentieel om een duidelijk beeld te hebben van de jaarlijkse onderhoudskosten en deze te budgetteren als onderdeel van de totale IT-uitgaven. Door samen te werken met de ERP-leverancier en te investeren in regelmatig onderhoud, kunnen organisaties hun ERP-systemen optimaal benutten en de levensduur ervan verlengen.
