In de bouwsector zijn papieren processen vaak nog dagelijkse realiteit. Voor Polypane, specialist in glasoplossingen, leverde dat vooral kopzorgen op bij het beheer van de herbruikbare transportbokken. Elke levering ging gepaard met stapels administratie en mails om lege bokken terug te halen. Samen met Wisemen koos Polypane resoluut voor een digitale aanpak. Met een gebruiksvriendelijke app krijgen klanten nu een eenvoudige manier om glasbokken te melden, waardoor Polypane sneller en efficiënter kan werken. Het resultaat? Minder rompslomp en meer tijd voor wat écht telt.
Wanneer een klant ruiten bestelt bij Polypane, worden die geleverd op stevige ijzeren bokken die na gebruik moeten worden teruggebracht. Dat lijkt een simpel proces, maar achter de schermen kwam daar een hoop papierwerk en e-mailverkeer bij kijken. Elke lege bok moest handmatig worden opgevolgd en ingepland voor ophaling, vaak met vertragingen of misverstanden als gevolg.
Voor een bedrijf met grote volumes en klanten verspreid over heel het land werd dit een steeds zwaardere administratieve last. Polypane zocht daarom naar een manier om dit proces niet alleen sneller en foutlozer te maken, maar ook gebruiksvriendelijker voor hun klanten. Het digitaliseren van dit retourproces werd zo een cruciale stap richting de bredere digitale transformatie van het bedrijf.
Samen met Wisemen werd beslist om het proces volledig te digitaliseren, maar met de klantbeleving als vertrekpunt. We stelden ons de vraag: hoe kunnen we het zo eenvoudig maken dat elke aannemer of installateur dit zonder extra uitleg kan gebruiken? Het antwoord lag in de kracht van de smartphone.
We ontwikkelden een app waarin klanten enkel de barcode van een bok hoeven te scannen zodra die leeg is. Dankzij GPS en Google Maps wordt de locatie automatisch meegestuurd, zodat Polypane exact weet waar de bok moet worden opgehaald. Tijdens de ontwikkeling testten we prototypes samen met gebruikers in de praktijk, zodat de oplossing perfect aansloot op hun manier van werken. Zo ontstond er een tool die niet enkel digitaal slim is, maar ook intuïtief aanvoelt op de werf.
De nieuwe app vervangt stapels papieren documenten en eindeloze mailwissels door één simpele handeling: scannen en klaar. Het retourproces verloopt nu volledig digitaal, wat zorgt voor een directe communicatielijn tussen klant en Polypane. Voor de medewerkers betekent dit dat ze in real time zicht hebben op alle lege bokken, waardoor de logistieke planning veel efficiënter gebeurt.
De resultaten zijn duidelijk merkbaar. De administratieve workload werd drastisch verminderd en de planning van ophalingen verloopt vlotter dankzij de automatische locatiebepaling. Klanten winnen tijd doordat ze niet langer e-mails hoeven te sturen of formulieren moeten invullen, terwijl Polypane kosten bespaart en fouten voorkomt. In een sector waar marges flinterdun zijn, maakt dit soort digitalisering een wezenlijk verschil. Het toont aan dat zelfs een ogenschijnlijk klein proces grootse efficiëntiewinsten kan opleveren.
Je bedrijf verdient technologie die meewerkt, niet tegenwerkt.
Samen brengen we structuur, snelheid en schaalbaarheid in je digitale processen.
Let’s talk — en zet de eerste stap richting echte vooruitgang.
