Op tientallen werven in binnen- en buitenland werkte Democo jarenlang met papieren tijdsregistraties. Uren werden genoteerd op klemborden en later door HR handmatig overgetypt. Een systeem dat werkte zolang de schaal beperkt was, maar naarmate de groep groeide, liep het vast in zijn eigen inefficiëntie. Fouten stapelden zich op, data kwam te traag binnen en medewerkers raakten gefrustreerd door de omslachtige administratie. Democo wilde dit structurele probleem ombuigen naar een toekomstbestendige oplossing: één uniforme app die zowel arbeiders als bedienden moeiteloos gebruiken, die internationale schaal aankan en die HR in real time voorziet van correcte data. Samen met Wisemen werd dat verhaal werkelijkheid.
Tot voor kort verliep tijdsregistratie bij Democo op de ouderwetse manier. Aan het eind van de werkdag noteerden arbeiders hun uren op een klembord, vaak in haastig handschrift en onder minder ideale omstandigheden. Regen veranderde papieren formulieren al eens in onleesbare vodjes, terwijl HR-medewerkers zich op het hoofdkantoor urenlang bogen over het ontcijferen en overtikken van gegevens.
Het resultaat? Een proces dat traag, foutgevoelig en bijzonder frustrerend was. Voor arbeiders betekende het extra rompslomp na een lange dag, voor werfleiders een administratieve last, en voor HR een eindeloze stroom bandwerk. Bovendien werd het steeds moeilijker om dit manueel proces op te schalen naar tientallen werven in binnen- en buitenland.
De uitdaging was dus duidelijk: één uniforme, gebruiksvriendelijke app die alle registraties centraliseert, foutenmarges elimineert en HR in realtime toegang geeft tot betrouwbare data.
Wisemen ontwikkelde een eenvoudige en intuïtieve app, getest op de vloer met arbeiders en werfleiders. De UI/UX werd bewust clean gehouden: zo weinig mogelijk stappen, zo weinig mogelijk toetsen. Functionaliteiten zoals single sign-on en het kopiëren van de laatste ingave maakten de tool extra laagdrempelig.
Aan de backend kant bouwden we een lichte integratielaag die naadloos inhakte op het bestaande ERP-systeem. Geen zware kost, geen ingewikkeld change management, maar wel een robuuste koppeling die HR-processen drastisch versnelt.
De tijdsregistratie-app groeide snel uit tot een hoeksteen van Democo’s digitaliseringsstrategie. Meer dan 100.000 registraties zijn al verwerkt, verspreid over 1.750 projecten in meerdere landen en talen. Voor HR betekent dit: uren werk uitgespaard en foutloze data in enkele klikken beschikbaar.
De app maakt deel uit van een breder co-creatieverhaal: samen met Wisemen ontwikkelde Democo ondertussen ook een interne safety-app en een checklist-app. Zoals Group IT Manager Bart Flemings het samenvat: “De tijdsregistratie-app is een perfect voorbeeld van een lightweight app met grote impact die naadloos inhaakt op onze bestaande structuur.”
"Hoe vanzelfsprekender de app aanvoelt, hoe minder wij onze medewerkers moeten opvolgen. Wisemen heeft de app niet alleen laagdrempelig gemaakt, maar ook vlot in gebruik. Dankzij een single sign-on bijvoorbeeld. Of dankzij de mogelijkheid om je laatste ingave te kopiëren. Zo’n features werken adoptie in de hand."
Je bedrijf verdient technologie die meewerkt, niet tegenwerkt.
Samen brengen we structuur, snelheid en schaalbaarheid in je digitale processen.
Let’s talk — en zet de eerste stap richting echte vooruitgang.
