Van pen en papier naar kliks en swipes

Bouwreus Democo bemant tientallen bouwwerven over heel Europa. Daar komt heel wat mankracht bij kijken, zowel van bedienden als arbeiders. De HR-afdeling van de Democo Group brengt al die werkuren in kaart om optimaal time & people management mogelijk te maken. Een tijdrovend proces met een hoge foutenmarge, zo bleek. Wij gingen samen met Democo op zoek naar een innovatieve manier om het proces te automatiseren en te stroomlijnen.

We schetsen even een plaatje. Een Democo werfleider vraagt aan zijn crew om op het einde van de dag de gewerkte uren neer te pennen op een klembord. Maar, de metselaar heeft zijn schop al afgekuist, de voeger zijn handschrift is onleesbaar, het regent pijpenstelen en de werfleider moet een nat vodje papier gaan aangeven op het Democo hoofdkantoor waar de HR-verantwoordelijke aan een ontcijferingsopdracht kan beginnen.

Resultaat? Een hoge foutenlast, eindeloze frustraties en handmatige rompslomp die schreeuwt om gedigitaliseerd te worden.

De Democo Group zette al een tijdje in op digitalisatie, en een tijdsregistratie-app mocht niet ontbreken. Het concept? Medewerkers registreren hun uren in de app, alles wordt ingeladen in het systeem en HR beschikt met een druk op de knop over de gegevens die ze nodig heeft.

De uitdaging lag in het samenbrengen van alle Democo entiteiten, afdelingen en werven - in binnen- en buitenland - onder één digitaal dak. Aangezien het loonbeheer van Democo gecentraliseerd is, hoorde de app dat ook te zijn. 1 uniforme applicatie voor tablet en smartphone. Of je nu een projectleider in Lissabon bent of een dakwerker in Neder-Over-Heembeek.

Design

Clean and simple

Het uitgangspunt voor design was een heldere en intuïtieve UI/UX. Niet elke gebruiker is een digital native, de app moest daarom vooral laagdrempelig aanvoelen. Zo weinig mogelijk stappen, zo weinig mogelijk toetsen. Met het prototype zijn menige testrondes ‘op de vloer’ doorlopen, zo konden gebruikerservaringen worden opgetekend en bijgestuurd.

“

Hoe vanzelfsprekender de app aanvoelt, hoe minder wij onze medewerkers moeten opvolgen. Wisemen heeft de app niet alleen laagdrempelig gemaakt, maar ook vlot in gebruik. Dankzij een single sign-on bijvoorbeeld. Of dankzij de mogelijkheid om je laatste ingave te kopiëren. Zo’n features werken adoptie in de hand.

”

Nicolas Matheussen

Application Manager Democo Group

Development

Niet vanaf 0 beginnen

De tijdsregistratie-app hoort natuurlijk ook resultaat op te leveren naar de ontvanger toe, met name HR. Zij moesten voorheen elke uurregistratie manueel overtypen in het HR-systeem. Bandwerk met een aanzienlijke foutenmarge. Wat vroeger uren kostte is nu geklaard in minuten, zonder fout dit keer.

Voor de backend van de app creëerden we een tussenlaag die inhaakt op hun bestaande ERP-systeem. Een integratie op maat dus, dat heeft als voordeel dat er geen zware kost of noemenswaardig change management mee gemoeid is. Convenient!

Resultaat

Co-creatie uitgediept

Met meer dan 100.000(!) ingaven op 1.750 projecten heeft de Democo Group al flink wat handwerk weten uit te sparen. De app is ondertussen vertaald in meerdere talen en wordt op grote schaal uitgerold. Daarmee past ze perfect in het bredere digitalisatieverhaal van de bouwonderneming.

Naast een tijdsregistratie-app wisten we samen met de Democo Group namelijk ook een interne safety-app en checklist-app te ontwikkelen. Co-creatie in de lengte en breedte dus, met een stevige fundering waarop ongetwijfeld zal verder gebouwd worden.

Wij houden helm en fluohesje alvast binnen handbereik.

“

We gaan uit van de stabiliteit van ons ERP-systeem. Hieraan koppelen we dan applicaties om onze bedrijfsprocessen te automatiseren en te verrijken. De tijdsregistratie-app is een perfect voorbeeld van een lightweight app met grote impact die naadloos inhaakt op onze bestaande structuur.

”