Meer werk verzetten door minder moeite te doen: zonder een uitgebreide enquête te houden, durven we beweren dat dit de natte droom is van menig ondernemer. En terecht: want in veel gevallen is efficiëntie de sleutel is tot succes. Door repetitieve taken te automatiseren, bespaar je niet alleen tijd, maar verminder je ook fouten, zodat ondernemers en hun teams zich kunnen richten op belangrijkere zaken. Gelukkig maken tools zoals Zapier het mogelijk om deze automatiseringen eenvoudig zelf op te zetten, zonder enige programmeerkennis. Hieronder leggen we uit wat Zapier is en welke praktische mogelijkheden het biedt.
Zapier is een online tool die verschillende apps en software met elkaar kan verbinden om taken automatisch uit te voeren. Het werkt op basis van een trigger-actie-principe: wanneer er iets gebeurt in één app (bijvoorbeeld een nieuwe e-mail), wordt er automatisch een actie uitgevoerd in een andere app (zoals het opslaan van een bijlage in Google Drive). Deze automatiseringen, ook wel ‘Zaps’ genoemd, helpen je om dagelijkse taken te stroomlijnen en te vereenvoudigen. Met meer dan 2000 apps die je kunt verbinden, biedt Zapier talloze mogelijkheden voor elke organisatie.
Kortom: met Zapier kun je talloze processen automatiseren om tijd en energie te besparen. Hieronder delen we vijf eenvoudige Zapier-workflows die je direct kunt implementeren om je werkdag efficiënter te maken.
1. Automatisch vergaderherinneringen sturen via e-mail
Vergaderingen worden soms vergeten of teamleden komen te laat. Door een Zap in te stellen, kun je automatisch herinneringsmails sturen vlak voordat een vergadering begint. Dit helpt om iedereen op tijd en goed voorbereid te krijgen.
- Trigger: Een kalendergebeurtenis begint over 10 minuten in Google Calendar.
- Actie: Stuur een herinneringse-mail naar de betrokken teamleden.
Voordelen: Minder gemiste afspraken en iedereen komt voorbereid naar de vergadering.
2. E-mailbijlagen automatisch opslaan in de cloud
Elke dag ontvangen bedrijven veel e-mails met belangrijke bijlagen zoals facturen of contracten. In plaats van deze handmatig op te slaan, kun je Zapier gebruiken om ze automatisch in je cloudopslag, zoals Google Drive of Dropbox, te laten opslaan.
- Trigger: Nieuwe e-mail met bijlage in Gmail.
- Actie: Sla de bijlage automatisch op in een specifieke map in Google Drive.
Voordelen: Tijd bespaard en alles netjes georganiseerd in de cloud.
3. Social media leads automatisch toevoegen aan Mailchimp
Leads genereren via sociale media is essentieel voor veel bedrijven, maar het handmatig bijhouden van nieuwe leads kan tijdrovend zijn. Met Zapier kun je elke nieuwe lead automatisch toevoegen aan je Mailchimp-lijst, zodat ze meteen worden opgevolgd met gepersonaliseerde marketingcampagnes.
- Trigger: Nieuwe lead via een Lead Advertentie.
- Actie: Voeg de contactgegevens automatisch toe aan een specifieke Mailchimp-lijst.
Voordelen: Directe opvolging van leads zonder handmatig gegevens in te voeren.
4. Agendagebeurtenissen plannen vanuit een spreadsheet
Voor teams die veel vergaderingen of evenementen plannen, kan het handig zijn om alle afspraken centraal te beheren. Door Google Sheets te koppelen aan Google Calendar via Zapier, kun je automatisch agendagebeurtenissen aanmaken vanuit een spreadsheet. Zo heb je altijd een actueel overzicht van alle geplande vergaderingen.
- Trigger: Een nieuwe rij wordt toegevoegd aan een Google Spreadsheet (bijv. met vergaderdetails zoals datum, tijd en locatie).
- Actie: Maak een nieuwe agendagebeurtenis aan in Google Calendar.
Voordelen: Je bespaart tijd en hebt altijd een up-to-date planning.
5. Typeform antwoorden automatisch doorsturen naar Slack
Gebruik je Typeform om feedback te verzamelen van klanten of teamleden? Met Zapier kun je de antwoorden automatisch naar een Slack-kanaal laten sturen. Zo blijft je team direct op de hoogte van belangrijke feedback, waardoor je sneller kunt reageren.
- Trigger: Nieuwe inzending op een Typeform-formulier.
- Actie: Stuur een melding naar een specifiek Slack-kanaal met de details van de inzending.
Voordelen: Snelle reacties op feedback en betere teamcommunicatie.
Work smart, not hard
Zapier is een krachtig hulpmiddel waarmee je snel en eenvoudig repetitieve taken kunt automatiseren. Het bespaart je kostbare tijd, vermindert de kans op fouten en helpt je om je dagelijkse processen te stroomlijnen zonder dat je technische expertise nodig hebt.
Of het nu gaat om leads beheren, e-mails verwerken of taken aanmaken, met Zapier kun je je werkdag een stuk efficiënter maken. Heb je een idee dat je wilt automatiseren of zoek je maatwerkoplossingen? Wij denken graag vrijblijvend met je mee!
