Als timesheets onvolledig zijn, beginnen de problemen pas echt: rapportering klopt niet, budgetopvolging wordt vaag, forecasts zijn nattevingerwerk en klanten krijgen geen helder overzicht. Het gevolg? Projecten worden moeilijker te sturen en daarbovenop verdwijnen factureerbare uren stilletjes in de mist.
Dus we besloten om te doen wat we het beste kunnen: een oplossing bouwen. Het zou bovendien een beetje hypocriet zijn om als digital agency bij onze klanten te prediken dat automatisering de sleutel is tot efficiëntie en dan niet kritisch naar onze eigen processen te kijken.
Dus dat deden we. En zo zag Prudy het levenslicht.
Prudy, onze nieuwe collega
De visie was helder: elke dag checkt Prudy de timesheets in Productive (onze tool voor project- en tijdsregistratie), analyseert wat er aan de hand is en contacteert via Slack enkele mensen die actie moeten ondernemen. Geen spam, geen algemene berichten, maar persoonlijke en relevante communicatie. En het belangrijkste: zorgen dat geen enkel uur meer tussen de mazen van het net glipt. En dat iedereen netjes uitleg toevoegt aan de uren die ze hebben gelogd, zodat onze klanten weten waaraan we werken gedurende die tijd.
De technische backbone
Stap 1: Slack als communicatiekanaal
De eerste stap was het opzetten van een Slack-app. Slack is onze belangrijkste communicatietool en evolueert ook steeds meer naar een tool waarmee we onze hele organisatie kunnen aansturen. Dus we creëerden een nieuwe Slack-app met de juiste configuratie en permissies. Berichten sturen naar onze medewerkers: ✅ .
Het mooie aan de Slack API (naast de uitstekende documentatie) is dat we nog meer kunnen doen in de toekomst. We zouden niet alleen simpele tekstberichten kunnen versturen, maar ook rijke, interactieve berichten met knoppen, dropdowns en meer. En uiteraard ook de mogelijkheid om zelf berichtjes te sturen naar Prudy.
Stap 2: Productive als databron
Nu we konden communiceren, hadden we data nodig. Productive is onze single source of truth voor alles wat met tijdsregistratie te maken heeft. Budgetten, time entries, users, services; alles zit erin.
De Productive API is RESTful en goed gedocumenteerd. We implementeerden endpoints om budgetten op te halen per project en per persoon, time entries te checken (wie heeft wat gelogd, en wat ontbreekt er?), users te synchroniseren (wie werkt aan welke projecten?) en services te identificeren (welk soort werk wordt er uitgevoerd?).
Stap 3: De AI agent als dirigent
Hier wordt het interessant. We hadden communicatie (Slack) en data (Productive), maar we hadden iets nodig om beide intelligent aan elkaar te koppelen. Enter: ons AI agent framework, gebouwd met Langchain.
Langchain stelt ons in staat om snel agents te bouwen die complexe workflows aankunnen, beslissingen nemen op basis van data en op een natuurlijke manier communiceren. Het framework geeft ons de flexibiliteit om verschillende databronnen te combineren en daar intelligente acties aan te koppelen.
Voor Prudy creëerden we een nieuwe agent met een specifieke taak: elke dag de Productive-data analyseren en de juiste acties triggeren. De agent begrijpt context: iemand die met vakantie is hoeft geen reminder, iemand die alles netjes heeft ingevuld al evenmin.
Vandaag focust Prudy zich op twee cruciale checks. Ten eerste: zijn alle dagen ingevuld? Als er een lege dag in je timesheet zit, krijg je een heads-up. Ten tweede, en minstens even belangrijk: heeft elke time entry ook een degelijke beschrijving? Want uren loggen is één ding, maar zonder context weet niemand achteraf nog wat je precies hebt gedaan. Prudy zorgt ervoor dat beide kloppen.
Fase 4: de dagelijkse trigger
Het laatste puzzelstukje: automatisch uitvoeren. We gebruiken een scheduler die elke dag de Prudy-agent activeert.
Het proces is eigenlijk vrij eenvoudig: eerst wordt alle relevante informatie uit Productive opgehaald. Daarna analyseert Prudy welke timesheets incompleet zijn. Voor elke persoon wordt een gepast bericht samengesteld. Die berichten worden vervolgens via Slack verstuurd.
Het mooie is dat alles asynchroon gebeurt. De agent werkt zelfstandig, zonder menselijke interventie. Enkel de resultaten zijn zichtbaar: werknemers krijgen hun gepersonaliseerde reminder én de project managers hebben één (niet zo leuke) taak die ze van hun to do-lijstje kunnen afstrepen.
Prudy wordt groot
Uiteraard staat Prudy nog in zijn kinderschoenen. We hebben nog veel ideeën, ambities en mogelijke uitbreidingen, waarvan sommige al in ontwikkeling zijn. Denk aan:
- Automatisch voorstellen op basis van GitHub commits. Stel je voor: Prudy ziet dat je vandaag 15 commits hebt gedaan op project X, maar nog geen uren hebt gelogd. Hij stelt automatisch voor om die tijd in te vullen, inclusief een schatting op basis van je geschiedenis.
- Conversational time tracking. In plaats van naar Productive te gaan, stuur je gewoon een berichtje naar Prudy in Slack: "Log 3 uur op project Y vandaag. Ik heb dit ontwikkeld: …". Hij regelt de rest!
- Validatie met Linear tickets. Prudy kan controleren of wat je logt ook echt overeenkomt met de tickets waaraan je werkt in Linear (onze projectmanagementsoftware). Zo zijn timesheets 100% accuraat!
De mogelijkheden zijn eindeloos 🤩
Practice what you preach
Wij proberen onze eigen processen steeds kritisch onder de loep te nemen en te verbeteren. Want ondanks dat de kraan bij de loodgieter vaak lekt; probeert Wisemen tegen deze typische pitfall in te gaan. Want als we het niet voor onszelf doen, waarom zouden onze klanten ons dan vertrouwen om het voor hen te doen? 😉
Geïnteresseerd in hoe wij je kunnen helpen met slimme automatisering? Stuur ons zeker een berichtje!
