Een propere ERP-oplossing op maat van de dienstencheque sector

Elke dag stuurt TRIXXO meer dan 10.000 huishoudhulpen de baan op om onze huizen en bedrijven brandschoon te houden. Zo’n mastodont van een organisatie moet wel een joekel van een backoffice hebben om alles te regelen, toch? Dat kan, maar moet niet. Wij ontwikkelden namelijk Trixxa, een ERP-oplossing op maat die alle planning en administratie rond huishoudhulpen efficiënt beheert. Proper werk, toch?

iMac_-_Website_Presentation_Mockup_1_2_optimized

ERP-systeem op maat

TRIXXO, primus inter pares van de dienstenchequesector, schakelde Wisemen in om een innovatieve tool te ontwikkelen, specifiek ontworpen om de volledige werking van huishoudhulpen te stroomlijnen. Deze op maat gemaakte ERP-oplossing moest naast planning en administratie het hele proces van de huishoudhulp – van sollicitatie tot tewerkstelling en zelfs beëindiging van de loopbaan – efficiënt beheren.

Dankzij de integraties die het platform biedt, kan een consulent met slechts één tool alle dagelijkse administratieve taken uitvoeren. Het gevolg? Een enorme tijdsbesparing en minder fouten.

Unieke functionaliteiten

De kracht van TRIXXA ligt in de veelheid aan functies die specifiek zijn afgestemd op de dienstenchequesector, zoals:

Administratie van zowel klanten als huishoudhulpen

Contractbeheer

Geautomatiseerde verwerking van dienstencheques met Pluxee

Complexe planningsmodules

Debiteurenbeheer en inning van dienstencheques

Verloning van huishoudhulpen

pluxee

Van diepgaande analyse tot doorlopende iteraties

Het creëren van TRIXXA was een leerrijke ervaring. Door de complexiteit van de processen binnen de sector en de vele edge cases die gaandeweg aan het licht kwamen, was een diepgaande analyse en doorlopende iteraties noodzakelijk. Dit resulteerde in een tool die sterk verweven functionaliteiten bevat, waarbij ook de kleinste details en onvoorziene omstandigheden werden meegenomen.

Na de livegang bleek al snel dat het team nog elke dag bijleert over hoe consulenten de tool gebruiken. Deze constante feedback leidt tot een doorlopend verbeteringsproces waarbij het systeem steeds beter aansluit bij de noden van de gebruikers.

Van diepgaande analyse tot doorlopende iteraties

Het creëren van TRIXXA was een leerrijke ervaring. Door de complexiteit van de processen binnen de sector en de vele edge cases die gaandeweg aan het licht kwamen, was een diepgaande analyse en doorlopende iteraties noodzakelijk. Dit resulteerde in een tool die sterk verweven functionaliteiten bevat, waarbij ook de kleinste details en onvoorziene omstandigheden werden meegenomen.

Na de livegang bleek al snel dat het team nog elke dag bijleert over hoe consulenten de tool gebruiken. Deze constante feedback leidt tot een doorlopend verbeteringsproces waarbij het systeem steeds beter aansluit bij de noden van de gebruikers.

Een oplossing voor elke uitdaging

De ontwikkeling van TRIXXA ging gepaard met een aantal aanzienlijke uitdagingen die het project zowel complex als leerzaam maakten. De integratie van verschillende externe systemen, waaronder verouderde technologieën en nieuwe partners, vereiste voortdurend maatwerk en aanpassingen.

Daarnaast brachten de complexiteit van de planning en de balans tussen automatisering en flexibiliteit unieke technische vraagstukken met zich mee. Ook de migratie van oude, vervuilde data vroeg om een zorgvuldige aanpak om ervoor te zorgen dat de nieuwe tool volledig functioneel en betrouwbaar zou zijn.

Externe integraties

Een groot aantal externe systemen moest worden gekoppeld, waaronder de allereerste rechtstreekse integratie met Pluxee, de Belgische marktleider in dienstencheques.

Oudere systemen

Veel van de externe systemen waarmee Trixxa moest samenwerken, waren verouderd en zorgden voor extra complicaties.

Planning en afwezigheden

De planning van de huishoudhulpen is complex en vereiste een veelvoud aan validatieregels. Na intensieve iteraties werd deze complexiteit in de software vertaald.

Balans tussen automatisering en flexibiliteit

Het vinden van de juiste balans tussen wat volledig geautomatiseerd moest worden en waar flexibiliteit mogelijk moest blijven, was een delicate oefening.