Bushokjes bestellen in een digitale rit zonder tussenstop

Epsilon Cities won een openbare aanbesteding van vervoersmaatschappij De Lijn om bushokjes te plaatsen. Eén voorwaarde: ze moesten een digitaal platform ontwikkelen waarop steden en gemeenten die konden bestellen. Knowhow die ze intern niet hadden, dus kwamen ze bij ons aankloppen!

Dat digitaal platform moest het bestelproces voor bushokjes volledig stroomlijnen voor steden en gemeenten in Vlaanderen. Deze innovatieve oplossing maakt het bestel- en communicatieproces rondom de plaatsing en het onderhoud van bushokjes eenvoudig en efficiënt, en voldoet daarmee aan de vereisten uit de aanbesteding die Epsilon Cities had gewonnen.

Een gestroomlijnd bestel- en goedkeuringsproces

Met het nieuwe online platform kunnen steden en gemeenten op een gebruiksvriendelijke manier bushokjes bestellen, documentatie raadplegen, en noodzakelijke attesten toevoegen. Het platform biedt onder meer de volgende functies:

Bestelbonnen digitaal aanmaken

Inplantingsschetsen bekijken en opvragen

Controle en keuring tijdens bestelproces

Correcte attesten toevoegen, zoals het toegankelijkheidsattest voor bushokjes

Communicatie tussen partijen: Gemeenten, De Lijn, en Epsilon Cities kunnen zelf binnen het platform alle stappen volgen en benodigde acties uitvoeren

Door de volledige workflow te digitaliseren, worden het papieren proces en miscommunicatie drastisch verminderd, waardoor het hele traject van bestelling tot plaatsing soepeler verloopt.

Van analyse tot
naadloos ontwerp

Omdat het project strakke richtlijnen volgde, startte het team met een uitgebreide functionele analyse om het hele proces tot in detail te structureren. Een centraal aspect van deze analyse was het opzetten van een workflow waarin drie partijen – De Lijn, de gemeente en Epsilon Cities zelf – effectief kunnen samenwerken. Door in Miro een flowchart uit te werken, werd een visueel overzicht gecreëerd dat het designproces richting gaf.

Met deze flowchart als basis ontwikkelden we een platform dat de drie partijen de juiste tools en overzicht biedt. Elke stap, van het indienen van een bestelling tot de eindkeuring en plaatsing, is digitaal te volgen en af te handelen. Zo zorgt de applicatie ervoor dat betrokkenen steeds de juiste informatie en documenten bij de hand hebben, wat zorgt voor een gestroomlijnde planning en uitvoering.

Nieuwe functionaliteit

De initiële versie van het platform werd verder uitgebreid om het beheer van bushokjes nog makkelijker te maken. Naast het plaatsen van nieuwe bushokjes kunnen gemeenten nu ook via het platform herstellingen en verplaatsingen aanvragen, een functionaliteit die het gebruiksgemak en de bruikbaarheid van het systeem voor overheden verder vergroot.

Moderniseren

Het nieuwe platform van Epsilon Cities moderniseert de manier waarop steden en gemeenten bushokjes bestellen, plaatsen en onderhouden. Met een volledig digitaal, overzichtelijk systeem zorgt het platform voor transparantie en efficiëntie in de samenwerking tussen de gemeente, De Lijn en Epsilon Cities zelf. Door de uitgebreide functionaliteit en de toekomstgerichte uitbreidingen vormt deze oplossing een sterke basis voor een langdurige samenwerking en een soepel bestelproces van A tot Z.